Projekt | Tip Berlin Media Group GmbH

Wie Tip Berlin Media Group GmbH erfolgreich in die aaroon Cloud migrierte

Die Tip Berlin Media Group GmbH stand vor der Herausforderung, ihre veral­tete IT-Infrastruktur zu moder­ni­sie­ren und ihre redak­tio­nel­len Workflows zukunfts­si­cher aufzu­stel­len. Gemeinsam mit aaroon wurde ein umfas­sen­des Migrationsprojekt reali­siert: Der Umzug des Redaktionssystems WoodWing Studio und Assets sowie der Outputlösung MadeToPrint in die leis­tungs­fä­hige aaroon Cloud ermög­lichte nicht nur eine tech­ni­sche Erneuerung, sondern schuf auch die Basis für effi­zi­en­te­res Arbeiten. Durch eine enge Projektkoordination, detail­lierte Planung und flexi­ble Umsetzung konnte die Redaktion inner­halb kürzes­ter Zeit in einer moder­nen, stabi­len und cloud­ba­sier­ten Umgebung weiter­ar­bei­ten – sicher gehos­tet in Deutschland.

die Ausgangslage

Über das Unternehmen

Die Tip Berlin Media Group GmbH ist ein renom­mier­tes Medienunternehmen mit Sitz in Berlin. Bekannt ist sie vor allem für ihre Stadtmagazine tipBerlin und The Berliner, die fest im kultu­rel­len Leben der Hauptstadt veran­kert sind.
 
Darüber hinaus reali­siert das Unternehmen hoch­wer­tige Printprodukte im Auftrag exter­ner Kunden – darun­ter das Programmheft der Bayreuther Festspiele, das Quartalsmagazin „WIR“ der IHK zu Rostock sowie die über eine Million Exemplare starke Wochenzeitung Berliner Abendblatt.
 
Für externe Redaktionen bietet die Tip Berlin Media Group effi­zi­ente redak­tio­nelle Workflows. Inhalte können direkt im Redaktionssystem über einen webba­sier­ten Zugang bear­bei­tet werden – das erleich­tert die Zusammenarbeit und sorgt für eine reibungs­lose Produktion.
 
Ob Print oder Online – die Tip Berlin Media Group steht für jour­na­lis­ti­sche Qualität, zuver­läs­sige Prozesse und moderne Medienproduktion.

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen arbei­tete bislang mit einer lokal instal­lier­ten Lösung bestehend aus WoodWing Studio, WoodWing Assets sowie Axaio MadeToPrint. Die Serverinfrastruktur war bereits in die Jahre gekom­men und entsprach nicht mehr moder­nen Anforderungen an Leistung, Sicherheit und Verfügbarkeit. Auch die Softwareumgebung – spezi­ell Adobe InCopy, Adobe InDesign und die Betriebssysteme – war veral­tet. Daraus ergab sich der Wunsch nach einer zukunfts­si­che­ren Lösung mit aktu­el­ler Systemumgebung, höhe­rer Ausfallsicherheit und einem moder­nen, cloud-basier­ten Arbeitsumfeld. Die Entscheidung fiel auf den Wechsel in unsere Managed-Cloud-Infrastruktur – aaroon Cloud, verbun­den mit der Modernisierung der Arbeitsplatzsysteme.

»Das Projekt mit aaaroon zum Update und zur Migration unse­res Redaktionssystems lief sehr gut. Ich war als Verantwortlicher für die Koordination des Projektes jeder­zeit auf dem Laufenden und habe durch die offene Kommunikation viel dazu­ge­lernt.«

– Oliver Mezger | Grafik / Layout / Herstellung

Ziele und Ergebnis

Die Zielsetzung

Auf Basis der Ausgangslage wurden folgende Ziele verfolgt:
Modernisierung der IT-Infrastruktur durch Umzug in eine skalier­bare und sichere Cloud-Umgebung
Aktualisierung der Softwarelandschaft inklu­sive Adobe-Programme und Betriebssysteme
Optimierung der redak­tio­nel­len Workflows durch verbes­serte Verfügbarkeit und Performance
Erhöhung der Ausfallsicherheit und Wartbarkeit durch profes­sio­nelle Cloud-Betreuung
Reduzierung des inter­nen Administrationsaufwands beim Kunden
Zukunftssicherheit und Flexibilität, um auf neue Anforderungen im Publishing reagie­ren zu können

Das Ergebnis

Das Projekt wurde erfolg­reich und frist­ge­recht umge­setzt. Die Redaktion arbei­tet nun voll­stän­dig über eine leis­tungs­fä­hige Cloud-Infrastruktur, die in einem deut­schen Rechenzentrum gehos­tet wird. Die neue Systemumgebung ermög­licht eine spür­bar höhere Performance, verbes­sert die Kollaboration im Team und gewähr­leis­tet durch das imple­men­tierte Monitoring eine hohe Verfügbarkeit. Der redak­tio­nelle Alltag ist dadurch nicht nur moder­ner, sondern auch nach­hal­ti­ger gestal­tet. Die Infrastruktur ist zudem skalier­bar und zukunfts­si­cher, sodass zukünf­tige Erweiterungen oder tech­no­lo­gi­sche Anpassungen flexi­bel reali­siert werden können.

Herausforderungen und Umsetzung

Unsere Herausforderungen

Während der Projektdurchführung galt es, verschie­dene Herausforderungen zu bewäl­ti­gen:
Die Koordination mit dem Kunden musste eng und konti­nu­ier­lich erfol­gen, um Anforderungen und Zeitpläne abzu­stim­men.
Der räum­li­che Umzug des Kunden führte zu einer Projektverschiebung um zwei Wochen, was eine Neujustierung des Zeitplans erfor­derte.
Die Migration großer Datenmengen wurde in mehre­ren Etappen durch­ge­führt, um eine exakte Stichtagsmigration ohne Ausfallzeiten zu gewähr­leis­ten.
Eine weitere Herausforderung war die Abstimmung mit einem exter­nen Dienstleister, der für die neuen Arbeitsplatzsysteme verant­wort­lich war.
Auch die Integration der Druckdatenbereitstellung über die Cloud erfor­derte gezielte Lösung, Konfigurationen und Tests.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde in enger und fort­lau­fen­der Abstimmung mit dem Kunden umge­setzt. Dabei wurden folgende Maßnahmen durch­ge­führt:
Der Aufbau der Cloud-Infrastruktur erfolgte in einem zerti­fi­zier­ten Rechenzentrum in Deutschland bei einem etablier­ten Anbieter.
Die Installation, Konfiguration und das Monitoring des Systems wurden durch unser Team reali­siert – inklu­sive der Einrichtung aller nöti­gen Dienste für Redaktionssystem, Asset Management und Output.
Die Migration der bestehen­den Daten wurde stufen­weise vorbe­rei­tet und umge­setzt, um eine unter­bre­chungs­freie Übergabe zu gewähr­leis­ten.
Der Kunde wurde während der Umstellung inten­siv betreut, insbe­son­dere durch Testphasen, in denen das neue System veri­fi­ziert und auf Benutzerfreundlichkeit geprüft wurde.
Zudem erhiel­ten die Redaktionsmitarbeiter Unterstützung bei der Einführung in neue Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten, um die Vorteile der neuen Umgebung schnell und effi­zi­ent nutzen zu können.

Was wir gelernt haben

Unser Fazit

Die Migration der Tip Berlin Media Group GmbH in die aaroon Cloud war ein voller Erfolg. Innerhalb des geplan­ten Zeitrahmens konnte eine moderne und leis­tungs­starke Systemumgebung bereit­ge­stellt werden, die sowohl die redak­tio­nel­len Prozesse opti­miert als auch die IT-Infrastruktur nach­hal­tig entlas­tet. Die Redaktion profi­tiert nun von höhe­rer Verfügbarkeit, besse­rer Performance und einer deut­lich flexi­ble­ren Arbeitsweise. Die neue Cloud-Plattform bietet zudem die notwen­dige Skalierbarkeit und Sicherheit für zukünf­tige Anforderungen. Mit dem Projektteam von Tip Berlin und mit dem exter­nen Dienstleister war die Zusammenarbeit sehr part­ner­schaft­lich und hat Spaß gemacht.

Die Learnings

Frühzeitige und konti­nu­ier­li­che Kommunikation mit dem Kunden ist entschei­dend für eine reibungs­lose Umsetzung.
Flexibilität in der Planung ist uner­läss­lich, um auf uner­war­tete Ereignisse – wie z. B. einen Standortwechsel – reagie­ren zu können.
Eine stufen­weise Datenmigration erleich­tert den Übergang und redu­ziert Risiken bei der Umstellung.
Die enge Abstimmung mit Drittanbietern (z. B. für Arbeitsplatzsysteme) sollte inte­gra­ler Bestandteil des Projektmanagements sein.
Testphasen und Anwenderschulungen sichern eine hohe Akzeptanz und schnelle Produktivität nach der Umstellung.

»Wir arbei­ten seit eini­gen Jahren mit den Verantwortlichen von aaroon bei der Betreuung unse­res Redaktionssystems zusam­men. Mir gefällt es wenn Budgets einge­hal­ten werden und Projekte im Zeitplan umge­setzt werden.«

– Robert Rischke | Geschäftsführung | Tip Berlin Media Group GmbH

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