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Barrierefreie PDFs sind längst nicht mehr nur eine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Pflicht – sei es für öffentliche Stellen oder zunehmend auch für Unternehmen. Doch wie stellt man sicher, dass Dokumente aus Adobe InDesign die Anforderungen von PDF/UA, WCAG und BITV 2.0 erfüllen? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gesetzlichen Vorgaben, zeigt Lösungen auf dem Markt und stellt eine besonders effiziente Methode vor, um barrierefreie PDFs zu erstellen.
Übrigens: Sie finden am Ende des Betrags ein kurzes Glossar.
Gesetzliche Vorgaben für barrierefreie PDFs
Die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten ist in Deutschland und der EU durch mehrere Standards geregelt:
PDF/UA (ISO 14289): Dieser Standard definiert Anforderungen an die technische Struktur von PDFs, um sie für Screenreader und andere assistive Technologien zugänglich zu machen. Dazu gehören strukturierte Tags, eine logische Lesereihenfolge, Alternativtexte für Bilder und Metadaten wie Dokumenttitel.
WCAG 2.0/2.1: Die Web Content Accessibility Guidelines legen Kriterien für digitale Inhalte fest, die auch auf PDFs anwendbar sind, etwa ausreichender Farbkontrast oder navigierbare Strukturen.
BITV 2.0: Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung verpflichtet öffentliche Stellen in Deutschland zur Barrierefreiheit. Ab 2025 gelten diese Anforderungen auch für viele Unternehmen im Rahmen der EU-Richtlinie über Barrierefreiheit.
Die Einhaltung dieser Vorgaben stellt sicher, dass Inhalte für alle Nutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen, zugänglich sind. Dies erfordert jedoch einen durchdachten Workflow bei der Dokumentenerstellung.
Lösungen für barrierefreie PDFs aus InDesign
Die Erstellung barrierefreier PDFs aus Adobe InDesign ist anspruchsvoll, aber mit den richtigen Tools und Prozessen machbar. Es gibt mehrere Ansätze auf dem Markt:
InDesign mit nativen Funktionen und Adobe Acrobat Pro
InDesign bietet grundlegende Funktionen wie Absatzformate, Objektexportoptionen für Alternativtexte und ein Artikelbedienfeld zur Festlegung der Lesereihenfolge. Nach dem Export als getaggtes PDF kann Adobe Acrobat Pro genutzt werden, um die Barrierefreiheit zu überprüfen und zu optimieren, etwa durch das Hinzufügen der PDF/UA-Kennzeichnung oder das Korrigieren von Tags. Dieser Ansatz ist kostengünstig, wenn die Software bereits vorhanden ist, erfordert jedoch viel manuelle Nachbearbeitung und fundiertes Wissen.
Drittanbieter-Tools
Tools wie axesPDF oder das Webtool PAVE ergänzen den Workflow. axesPDF ist speziell für die Nachbearbeitung komplexer PDFs geeignet, während PAVE einfache Korrekturen ermöglicht. Beide erhöhen jedoch die Komplexität des Prozesses und sind nicht immer optimal für regelmäßige Nutzung.
Outsourcing an spezialisierte Agenturen
Wer keine internen Ressourcen hat, kann die Erstellung barrierefreier PDFs an Agenturen auslagern. Diese übernehmen die komplette Dokumentvorbereitung und Prüfung, garantieren Konformität, sind jedoch kosten- und zeitintensiv.
InDesign mit spezialisierten Plugins
Eine besonders effiziente Lösung ist der Einsatz von Plugins, die speziell für Barrierefreiheit entwickelt wurden. Hier sticht ein Tool heraus: MadeToTag von axaio.
Die optimale Lösung: InDesign mit MadeToTag und Acrobat Pro
Für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig barrierefreie PDFs erstellen, ist die Kombination aus Adobe InDesign, dem Plugin MadeToTag und Adobe Acrobat Pro die bevorzugte Wahl. MadeToTag vereinfacht den Workflow erheblich, indem es viele Aufgaben der Barrierefreiheit direkt in InDesign automatisiert. Dazu gehören das Setzen der PDF/UA-Kennzeichnung, die Zuweisung von Dokumentensprachen, die Strukturierung von Tabellen und die Verwaltung von Alternativtexten. Nach dem Export als PDF/UA-konformes Dokument können in Acrobat Pro letzte Feinanpassungen vorgenommen werden, etwa durch die integrierte Barrierefreiheitsprüfung. Diese Lösung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine hohe Konformität mit gesetzlichen Standards. Sie ist besonders geeignet für komplexe Dokumente und mehrsprachige Inhalte, ohne dass umfangreiche Nachbearbeitung erforderlich ist.
axaio MadeToTag: Der Schlüssel zur Effizienz
MadeToTag, entwickelt von axaio software GmbH, ist ein leistungsstarkes Plugin, das speziell für die Erstellung barrierefreier PDFs in Adobe InDesign konzipiert wurde. Es führt Anwender durch den Prozess, indem es Funktionen wie automatische Tag-Zuweisungen, farbliche Markierungen für Sprachzuweisungen und eine intuitive Benutzeroberfläche bietet. Das Plugin unterstützt auch die Erstellung komplexer Strukturen wie Tabellen oder Listen und stellt sicher, dass das exportierte PDF die PDF/UA-Anforderungen erfüllt. MadeToTag ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die Barrierefreiheit effizient und zuverlässig umsetzen möchten.
Über axaio software GmbH
Die axaio software GmbH ist ein führender Anbieter von Lösungen für die Automatisierung und Optimierung von Druck‑, Publikations- und Dokumentenworkflows. Mit Sitz in Berlin entwickelt axaio Plugins und Software, die sich nahtlos in Adobe InDesign, InCopy und Illustrator integrieren. MadeToTag ist eines der Flaggschiff-Produkte des Unternehmens und wird weltweit von Verlagen, Agenturen und Unternehmen eingesetzt, um barrierefreie Dokumente zu erstellen. axaio steht für innovative Lösungen, die Arbeitsprozesse vereinfachen und höchste Qualitätsstandards gewährleisten..
Fazit
Die Erstellung barrierefreier PDFs aus Adobe InDesign erfordert sorgfältige Planung und die richtigen Werkzeuge, um gesetzliche Vorgaben wie PDF/UA, WCAG und BITV 2.0 zu erfüllen. Während verschiedene Lösungen existieren, bietet die Kombination aus InDesign, MadeToTag und Acrobat Pro die beste Balance aus Effizienz, Flexibilität und Konformität. Mit MadeToTag von axaio können Unternehmen ihre Workflows optimieren und barrierefreie Dokumente mit minimalem Aufwand erstellen – ein entscheidender Schritt hin zu einer inklusiven digitalen Kommunikation.
Glossar
Um ein Fachgebiet klar zu verstehen, ist es aus unserer Erfahrung grundlegend, unbekannte Wörter gründlich zu klären. Schlagen Sie diese in einem Wörterbuch nach, erfassen Sie alle Bedeutungen, bilden Sie Beispielsätze, erkunden Sie Synonyme und die Herkunft der Wörter. Dies fördert ein tiefes Verständnis und hilft, Lernblockaden zu vermeiden. Deshalb haben wir dieses kurze Glossar angefügt.
• Absatzformate: In Adobe InDesign definierte Formatvorlagen (z. B. für Überschriften, Fließtext), die für eine strukturierte Dokumenterstellung verwendet werden. Sie sind essenziell, um Tags für barrierefreie PDFs (z. B. h1, p) korrekt zuzuweisen.
• Alternativtext (ALT-Text): Ein beschreibender Text, der nicht-textuelle Inhalte wie Bilder oder Grafiken in einem PDF beschreibt. Er ermöglicht Screenreadern, diese Inhalte für sehbehinderte Nutzer zu interpretieren.
• Barrierefreiheit: Die Gestaltung von Inhalten (z. B. PDFs), sodass sie für alle Menschen, einschließlich jener mit Behinderungen, zugänglich und nutzbar sind, z. B. durch Screenreader oder Tastaturnavigation.
• BITV 2.0: Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung in Deutschland, die Barrierefreiheitsanforderungen für digitale Inhalte öffentlicher Stellen vorschreibt. Ab 2025 gilt sie auch für viele Unternehmen (EU-Richtlinie).
• Lesereihenfolge: Die logische Reihenfolge, in der Inhalte eines PDFs von Screenreadern vorgelesen werden. In InDesign wird sie z. B. über das Artikelbedienfeld festgelegt, um eine sinnvolle Navigation zu gewährleisten.
• MadeToTag: Ein Plugin von axaio software GmbH für Adobe InDesign, das die Erstellung barrierefreier PDFs automatisiert, z. B. durch PDF/UA-Kennzeichnung, Sprachzuweisung und Tabellenstrukturierung.
• PAC 2024: Ein kostenloses Tool (Windows) zur Prüfung der Barrierefreiheit von PDFs gemäß PDF/UA-Standards. Es validiert Tags, Struktur und Lesereihenfolge.
• PDF/UA (ISO 14289): Ein internationaler Standard für barrierefreie PDFs (Universal Accessibility). Er definiert Anforderungen wie strukturierte Tags, Metadaten und korrekte Lesereihenfolge für die Nutzung durch assistive Technologien.
• Preflight (Acrobat Pro): Eine Funktion in Adobe Acrobat Pro, die PDFs auf technische Fehler prüft und Korrekturen vorschlägt, z. B. das Setzen der PDF/UA-Kennzeichnung oder das Überprüfen von Tags.
• Screenreader: Assistive Software, die digitale Inhalte (z. B. PDFs) für sehbehinderte oder blinde Nutzer vorliest. Barrierefreie PDFs müssen für Screenreader korrekt strukturiert sein.
• Tags: Strukturierte Metadaten in einem PDF, die Inhalte wie Überschriften (h1, h2), Absätze ℗ oder Tabellen kennzeichnen. Tags sind entscheidend für die Navigation durch Screenreader.
• WCAG 2.0/2.1: Web Content Accessibility Guidelines, internationale Richtlinien für barrierefreie digitale Inhalte. Sie gelten auch für PDFs und fordern z. B. ausreichenden Farbkontrast und logische Strukturen.
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– Henning Bartens, Co-CEO
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