Viele Personalabteilungen sortie­ren Bewerbungen mit frei verfüg­ba­ren KI-Tools vor, obwohl das Unternehmen sie nicht frei­ge­ge­ben hat. Das zeigt eine Indeed-Umfrage unter 300 Personalverantwortlichen in Deutschland. Für Unternehmen wird Schatten-KI damit zum Datenschutz- und Compliance-Risiko, zumal der AI Act ab dem 2. Dezember 2027 Dokumentation und mensch­li­che Kontrolle verlangt.

Was bedeutet das konkret?

Schatten-KI entsteht dort, wo Fachabteilungen ein Problem haben und die IT keine passende, frei­ge­ge­bene Lösung bereit­stellt. Im Recruiting ist das Problem die Bewerbungsflut. Die Folgen betref­fen mehrere Bereiche:

• Datenschutz: Bewerberdaten gelan­gen mögli­cher­weise in Tools, die weder geprüft noch vertrag­lich gere­gelt sind.
• Rechtssicherheit: Werden Bewerbungen ohne mensch­li­che Sichtung aussor­tiert, verstößt das laut Bericht gegen die DSGVO.
• Nachvollziehbarkeit: Wer nicht weiß, welche Tools im Einsatz sind, kann Entscheidungen weder doku­men­tie­ren noch erklä­ren.
• Steuerbarkeit: Ohne Freigabeprozess fehlt der Überblick darüber, wo KI Entscheidungen vorbe­rei­tet.

Das Thema reicht über die Personalabteilung hinaus. Ähnliche Muster sind über­all dort denk­bar, wo Zeitdruck und fehlende Werkzeuge zusam­men­tref­fen.

Schatten-KI: Was die Indeed-Umfrage zeigt

Die Jobplattform Indeed hat 300 Personalverantwortliche in Deutschland befragt. Heise online hat die Ergebnisse aufge­grif­fen; der Beitrag erschien laut Quelle zuerst auf t3n.de. Alle folgen­den Zahlen sind Umfrageergebnisse, keine unab­hän­gig geprüf­ten Messwerte.

• 56 Prozent erhal­ten deut­lich mehr Bewerbungen pro Stelle als vor zwölf Monaten.
• 43 Prozent berich­ten von mehr als 50 Bewerbungen je Stelle. Die Befragten schät­zen, dass 33 Prozent davon mit KI erstellt wurden.
• 35 Prozent haben höchs­tens eine Minute Zeit pro Bewerbung.
• Für 54 Prozent haben Anschreiben kaum noch Bedeutung.

Für die Vorauswahl nutzen 42 Prozent Software oder KI, die ihr Arbeitgeber frei­ge­ge­ben hat. 28 Prozent sagen, in ihrem Unternehmen gebe es keine solche Lösung. Laut Bericht grei­fen sie deshalb auch ohne Erlaubnis auf Tools wie ChatGPT zurück, beson­ders häufig in Unternehmen mit 250 bis 500 Beschäftigten.

Elf Prozent räumen ein, dass Bewerbungen, die eine KI aussor­tiert hat, bei ihnen kein Mensch mehr ansieht. Nur 39 Prozent können die Vorgaben von DSGVO und AI Act im Alltag nach eige­ner Angabe tatsäch­lich umset­zen. Ab dem 2. Dezember 2027 müssen Unternehmen laut Bericht KI-gestützte Bewerbungen doku­men­tie­ren und eine abschlie­ßende mensch­li­che Kontrolle sicher­stel­len.

Tim Verhoeven von Indeed ordnet die Lage so ein:

Unternehmen müssen sicher­stel­len, dass sie ihre Teams nicht mit der Bewerbungsflut allein lassen. Ein klarer Prozess, in dem KI struk­tu­riert und vorsor­tiert und der Mensch entschei­det, sollte daher zur Grundausstattung für Personalabteilungen gehö­ren.

Tim Verhoeven, Senior Talent Strategy Advisor bei Indeed – Schatten-KI in der Personalabteilung: Wie KI heim­lich Bewerbungen aussor­tiert, 14.10.2026

Die Personaler selbst wünschen sich recht­lich abge­si­cherte KI-Tools für die Vorsortierung. 41 Prozent fordern praxis­taug­li­chere Gesetzesvorgaben, 46 Prozent kürzere Bewerbungsformate ohne Anschreiben und 37 Prozent eine Kennzeichnungspflicht für KI-gene­rierte Bewerbungen.

Unsere Empfehlung

Ein reines Verbot hilft in der Regel nicht, wenn der Arbeitsdruck bleibt. Die Umfrage legt nahe, dass Schatten-Systeme vor allem dort entste­hen, wo keine frei­ge­ge­bene Alternative vorhan­den ist. Wir empfeh­len daher ein Vorgehen in vier Schritten:

1. Bestandsaufnahme: Klären Sie im Gespräch mit den Fachabteilungen, welche KI-Tools tatsäch­lich genutzt werden, nicht nur, welche frei­ge­ge­ben sind.
2. Freigegebene Alternative bereit­stel­len: Stellen Sie ein geprüf­tes Werkzeug für die Vorauswahl bereit, das zu Ihrer Systemlandschaft und zu den Datenschutzanforderungen passt.
3. Mensch entschei­det: Legen Sie fest, dass KI nur vorsor­tiert und struk­tu­riert. Die Entscheidung über eine Absage trifft eine Person, und dieser Schritt wird nach­voll­zieh­bar fest­ge­hal­ten.
4. Frühzeitig vorbe­rei­ten: Planen Sie Dokumentation und Kontrollprozesse vor dem 2. Dezember 2027 ein. Binden Sie Datenschutz, Betriebsrat und Personalleitung von Beginn an ein.

Die KI-Richtlinie sollte dabei konkret sein: welche Tools erlaubt sind, welche Daten einge­ge­ben werden dürfen und wer neue Werkzeuge bean­tragt. Eine kurze, verständ­li­che Regel wird eher befolgt als ein langes Regelwerk.

Schatten-KI ist ein Governance-Thema, kein reines Technikproblem. Wer Bedarf, Werkzeug und Regeln zusam­men denkt, schafft Klarheit, bevor die Pflichten des AI Act grei­fen.

Quellen

• Schatten-KI in der Personalabteilung: Wie KI heim­lich Bewerbungen aussor­tiert, heise online (Erstveröffentlichung t3n.de), 14.10.2026: https://www.heise.de/news/Schatten-KI-in-der-Personalabteilung-Wie-KI-heimlich-Bewerbungen-aussortiert-11487362.html