Verwaltungsdigitalisierung: Analoge Ämter kosten Unternehmen Zeit

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Ausgedruckte Formulare und Laptop auf hellem Eichenschreibtisch als Sinnbild für Medienbrüche im Behördenkontakt

Laut einer Bitkom-Befragung sehen 75 Prozent der Unternehmen die mangelnde Verwaltungsdigitalisierung als inter­na­tio­na­len Standortnachteil. Nur 2 Prozent können mit Behörden ausschließ­lich digi­tal kommu­ni­zie­ren. Für Ihre Prozesse heißt das: Medienbrüche am Übergang zum Amt blei­ben vorerst Alltag.

Was bedeutet das konkret?

Grundlage ist eine tele­fo­ni­sche Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (KW 35 bis KW 39 2026), die laut Bitkom für die Gesamtwirtschaft reprä­sen­ta­tiv ist. Das Bild für Ihre Systeme und Abläufe:

  • Bei 60 Prozent der Unternehmen bieten die zustän­di­gen Behörden digi­tale und analoge Wege zu glei­chen Teilen an. Ein Drittel (33 Prozent) kann über­wie­gend digi­tal kommu­ni­zie­ren, 2 Prozent ausschließ­lich.
  • 43 Prozent müssen diesel­ben Daten wieder­holt bereit­stel­len. 42 Prozent bekla­gen, dass Unternehmenssoftware und Verwaltungsplattformen nicht verbun­den sind.
  • 33 Prozent müssen Unterlagen weiter­hin in Papierform vorle­gen. 39 Prozent fehlen voll­stän­dig digi­tale Verwaltungsleistungen, bei Unternehmen ab 500 Beschäftigten sind es 56 Prozent.
  • Ganz oben auf der Mängelliste stehen nicht tech­ni­sche Punkte: Wartezeiten auf Termine und umfang­rei­che Dokumentations- und Berichtspflichten (je 57 Prozent) sowie lange Bearbeitungsdauer (52 Prozent).

Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst ordnet die Ergebnisse so ein:

Jeder Medienbruch kostet auch die Verwaltungen selbst Zeit und Geld. Verwaltungsleistungen müssen von Anfang bis Ende digi­tal sein.

Dr. Ralf Wintergerst, Präsident des Bitkom – Analoge Ämter brem­sen Wirtschaft aus, 12.10.2026

Eine Einschränkung nennt heise online: Die Angaben zu den Kommunikationswegen sagen nicht, ob ein Antrag in der Behörde selbst digi­tal bear­bei­tet wird. Der Kanal ist also nicht gleich­be­deu­tend mit einem durch­gän­gi­gen Prozess.

Verwaltungsdigitalisierung: Was die Bitkom-Zahlen zeigen

Die Unternehmen bewer­ten den Digitalisierungsstand der Behörden im Schnitt mit der Note 3,9. Ein Viertel vergibt »mangel­haft« oder »unge­nü­gend«, 5 Prozent »gut«. 62 Prozent sehen Bürokratie als Bremsklotz für die Digitalisierung des eige­nen Unternehmens, bei Unternehmen ab 500 Beschäftigten sind es 71 Prozent. 84 Prozent erwar­ten, dass die Politik das Thema vorran­gig angeht.

Als mögli­che Bausteine nennt der Bitkom den Deutschland-Stack und die Registermodernisierung. Für Unternehmen wünscht sich der Verband eine European Business Wallet, mit der sie sich einmal digi­tal auswei­sen und Nachweise hinter­le­gen könn­ten. Die EUDI-Wallet für Bürger star­tet laut Bitkom zum Jahreswechsel 2026/27 unter dem Namen d‑you. Die geplante 24-Stunden-Gründung könnte nach Ansicht des Bitkom als Blaupause für durch­gän­gig digi­tale Verfahren dienen.

Der Fortschritt ist mess­bar, aber lang­sam. Nach dem Bitkom-Monitor zur Staatsmodernisierung (laut heise) waren im Juni 2026 von 222 Vorhaben der Modernisierungsagenden in Bund und Ländern neun Prozent abge­schlos­sen. In einer sepa­ra­ten Bürgerbefragung gaben 17 Prozent an, schon einmal eine Verwaltungsleistung online bean­tragt zu haben (Vorjahr: 13 Prozent). 57 Prozent wollen Behördenkontakte grund­sätz­lich digi­tal abwi­ckeln.

Hinzu kommt das Thema Krisenfestigkeit: In einer weite­ren Bitkom-Umfrage halten nur 32 Prozent der Befragten die öffent­li­che Verwaltung für gut auf hybride Angriffe vorbe­rei­tet. Der Bitkom Resilience Hub bietet Unternehmen nach Verbandsangaben einen Leitfaden mit Checkliste, einen Notbetriebsplan für die ersten Stunden sowie Vorlagen für Notfall-Kontaktlisten.

Unsere Empfehlung

Warten Sie nicht auf die Verwaltung. Konkrete Schnittstellen oder Termine, ab wann Unternehmen Nachweise und Daten digi­tal und einma­lig bei Behörden hinter­le­gen können, nennt der Bitkom nicht. Planen Sie deshalb mit dem Zustand, den Sie heute vorfin­den.

  1. Medienbrüche inven­ta­ri­sie­ren: Wo werden Daten für Behördenvorgänge mehr­fach erfasst, ausge­druckt oder per Hand über­tra­gen? Das sind die Stellen, an denen Sie intern Zeit gewin­nen können.
  2. Daten einmal sauber vorhal­ten: Zentral gepflegte Stamm- und Nachweisdaten erleich­tern es, später neue digi­tale Wege anzu­bin­den, und verkür­zen schon heute die Vorbereitung von Anträgen.
  3. Analoge Rückfallwege doku­men­tie­ren: Solange Behörden Papier verlan­gen, sollte klar sein, wer was wann einreicht und wie der Vorgang nach­voll­zieh­bar bleibt.
  4. Notbetrieb prüfen: Gehen Sie die Checklisten des Bitkom Resilience Hub durch, auch mit Blick auf Abhängigkeiten von Behördenprozessen.

Der Bitkom ist ein Interessenverband, die Befragung gibt die Sicht der Unternehmen wieder. Als Richtschnur für die eigene Prozessplanung taugt sie dennoch, weil sie zeigt, wo Aufwand konkret entsteht.

Quellen

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Lassen Sie uns gemein­sam prüfen, wo in Ihren Kommunikations‑, Marketing- oder Unternehmensprozessen konkrete Effizienzpotenziale liegen.

– Henning Bartens, Co-CEO

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