E‑Rechnung 2027: Was Unternehmen bis Jahresende erledigen müssen

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Workflow E-Rechnung: von der Rechnung über XRechnung/ZUGFeRD zur Buchhaltung, Hinweis „Ab 2027 Pflicht“

Die E‑Rechnung 2027 wird für viele Unternehmen zur Pflicht: Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, muss ab dem 1. Januar 2027 im inlän­di­schen B2B-Geschäft elek­tro­ni­sche Rechnungen ausstel­len. Wir zeigen, was bis Jahresende zu erle­di­gen ist und wie sich die Rechnungsverarbeitung im Büro auto­ma­ti­sie­ren lässt.

Was bedeutet das konkret?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inlän­di­schen Unternehmen E‑Rechnungen empfan­gen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln. Sie enden für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr am 31. Dezember 2026, für alle übri­gen ein Jahr später. Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung sind unter ande­rem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise.

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Format, das der euro­päi­schen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausge­nom­men die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein PDF, das per E‑Mail verschickt wird, ist keine E‑Rechnung, sondern eine sons­tige Rechnung.

Bei hybri­den Formaten wie ZUGFeRD ist laut Bundesfinanzministerium (BMF) der struk­tu­rierte Teil führend. Weicht das sicht­bare PDF von den XML-Daten ab, zählen die XML-Daten. Wer Rechnungen nur am Bildschirm prüft, prüft also unter Umständen das Falsche.

Auch die Ablage ändert sich. Aufzubewahren ist zumin­dest der struk­tu­rierte Teil, und zwar unver­sehrt in seiner ursprüng­li­chen Form. Ein abge­leg­tes PDF allein genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG acht Jahre, wie das Bayerische Landesamt für Steuern erläu­tert.

Hintergrund: E‑Rechnung 2027 und die Übergangsregeln

Rechtsgrundlage sind § 14 UStG, der die E‑Rechnung defi­niert, und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Danach dürfen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im voran­ge­gan­ge­nen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betra­gen hat, für Umsätze im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elek­tro­ni­sche Formate verwen­den. Unabhängig vom Umsatz bleibt bis Ende 2027 auch das EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers zuläs­sig.

Ihre Auslegung hat die Finanzverwaltung in zwei BMF-Schreiben fest­ge­legt: vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Das zweite Schreiben ergänzt unter ande­rem Regeln zu Validierung, Fehlern und Aufbewahrung. Es stellt außer­dem klar: »Bei einem Empfang mittels E‑Mail ist kein geson­der­tes E‑Mail-Postfach nur für den Empfang von E‑Rechnungen erfor­der­lich.«

Wichtig für die Prüfung im Eingang sind drei Fehlerklassen. Ein Formatfehler führt dazu, dass keine E‑Rechnung vorliegt. Davon zu unter­schei­den sind Verstöße gegen Geschäftsregeln. Inhaltsfehler, etwa ein falscher Steuersatz oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, können nach Darstellung der IHK Köln den Vorsteuerabzug gefähr­den.

Eine Verschiebung der Fristen ist nicht bekannt. Den vom Bundeskabinett am 12. August 2026 beschlos­se­nen Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 beschreibt Haufe ohne Änderungen an den E‑Rechnungs-Fristen. Auf EU-Ebene wurde im März 2025 das Paket »VAT in the Digital Age« (ViDA) verab­schie­det, das digi­tale Meldepflichten für inner­ge­mein­schaft­li­che B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 vorsieht.

Nach Angaben des Bundesverbands der Deutschen Industrie (BDI) in einem Eintrag im Lobbyregister des Bundestags plant das Bundesfinanzministerium zudem ein natio­na­les Meldesystem auf Basis der E‑Rechnung. Einen amtlich bestä­tig­ten Starttermin gibt es bislang nicht.

Unsere Empfehlung

Für den Rechnungsausgang soll­ten Sie bis Jahresende:

  • Umsatzschwelle prüfen: Ermitteln Sie Ihren voraus­sicht­li­chen Gesamtumsatz 2026. Da der endgül­tige Wert erst nach Jahresende fest­steht, klären Sie Grenzfälle früh­zei­tig mit Ihrer Steuerberatung.
  • Format mit Kunden abstim­men: Fragen Sie ab, ob Ihre Kunden XRechnung oder ZUGFeRD erwar­ten und an welche Adresse oder Schnittstelle Sie senden sollen. Prüfen Sie bestehende EDI-Vereinbarungen.
  • Rechnungsausgang umstel­len: Richten Sie Fakturierung oder ERP auf das gewählte Format ein und verschi­cken Sie Testrechnungen an ausge­wählte Kunden.
  • Archiv anpas­sen: Stellen Sie sicher, dass die XML-Datei unver­än­dert aufbe­wahrt wird, nicht nur eine PDF-Ansicht.

Im Rechnungseingang lässt sich die Verarbeitung weit­ge­hend auto­ma­ti­sie­ren:

  • Eingangskanal: Bündeln Sie einge­hende Rechnungen in einem zentra­len Postfach oder Portal, aus dem die Dateien auto­ma­tisch über­nom­men werden.
  • Validierung: Prüfen Sie jede Rechnung auto­ma­tisch gegen Format und Geschäftsregeln und spei­chern Sie den Prüfbericht.
  • Zuordnung: Gleichen Sie die struk­tu­rier­ten Daten mit Bestellung, Lieferschein und Kostenstelle ab.
  • Freigabe: Leiten Sie Rechnungen in einen Freigabe-Workflow mit Vier-Augen-Prinzip, inklu­sive Kommentaren und Versionsstand.
  • Übergabe: Übertragen Sie frei­ge­ge­bene Rechnungen mit ihren Daten an Buchhaltung und DMS, ohne erneu­tes Abtippen.
  • Ablage: Archivieren Sie die Originaldatei revi­si­ons­si­cher und halten Sie den Ablauf in einer Verfahrensdokumentation fest.
  • Fristen: Lassen Sie sich auto­ma­tisch an Zahlungsziele, Skontofristen und offene Freigaben erin­nern.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation, insbe­son­dere zur Umsatzschwelle, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

So unter­stützt aaroon

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Quellen

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– Henning Bartens, Co-CEO

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